طبق مفاد ماده 147 قانون مالیاتهای مستقیم،معیارهای تشخیص هزینه های قابل قبول عبارتند از :

1- در حدود متعارف

2- متکی به مدارک

3- مربوط به تحصیل درآمد مودی

4- در دوره مالی مربوط.

5- رعایت حد نصابهای مقرر

6-در مواردی که هزینه ­ای در قانون مالیات­های مستقیم پیش ­بینی نشده یا بیش از نصاب­ های مقرر در قانون یاد شده بوده باشد به موجب قانون و یا مصوبه هیأت وزیران

نمونه هزینه هایی که طبق مصوبات هیات وزیران جزو هزینه های قبول محسوب شده است:

A. هزینه های انجام شده از سوی اشخاص حقیقی و حقوقی در احداث یا تکمیل طرحهای عمرانی،فرهنگی،بهداشتی،درمانی و امور خیریه در روستاها و شهرهای زیر یکصد هزار نفر جمعیت پس از تایید سازمانهای دولتی ذیربط(بخشنامه 5441/210 مورخ 1/3/89 ).

B. کمکهای نقدی اشخاص حقیقی و حقوقی به انجمن های علمی دارای مجوز فعالیت قانونی(بخشنامه 57903/210 مورخ 27/6/89).

C. هزینه تعمیر، مرمت، تکمیل، تجهیز فضا، حفاظت، نگهداری، احیاء، بیمه و معرفی آثار غیر منقول تاریخی- فرهنگی پرداختی توسط اشخاص حقیقی و حقوقی با تایید وزارت به عنوان هزینه  های قابل قبول مالیاتی محسوب می شود(ایین نامه: 48393/ت58183هـ تاریخ: 1400/05/06).

D. کمک به بسیج هزینه قابل قبول است(ایین نامه: 27955/ت 33413هـ تاریخ:08/05/1384)

E. وجوه پرداختی بابت کمک به تربیت بدنی هزینه قابل قبول است (ایین نامه: 27960/ت 33411هـ تاریخ:08/05/1384)

F. پرداختی برای بازسازی عتبات عالیات (دستورالعمل: 92475 شماره: 92475 تاریخ: 19/10/1386).

G. بیمه فعالیتهای معدنی (تصویب نامه و تصمیم نامه: 80676/ت48002هـ تاریخ: 1391/04/27)

H. کمک به احداث مساجد،مصلاها و مدارس علمیه (تصویب نامه و تصمیم نامه: 157373/ت41347 هـ  تاریخ: 05/09/1387).

I. کمکهای یارانه ای اشخاص حقیقی و حقوقی جهت احداث واحدهای مسکونی برای معلولان (تصویب نامه و تصمیم نامه: 715/ت34870ک تاریخ: 10/01/1387).

عناوین و شرایط هزینه های قابل قبول از نظر قانون مالیاتهای مستقیم در مواد 148 الی 151 آن ذکر گردیده است.

عوارض و ارزش افزوده پرداختی توسط مودیانی که به عرضه کالا و خدمات معاف طبق قانون مذکور اشتغال دارند،جزو هزینه های قابل قبول آنان محسوب می شود.

نمونه هزینه هایی که طبق مصوبات هیات وزیران جزو هزینه های قبول محسوب شده است:

-(بخشنامه 5441/210 مورخ 1/3/89 )هزینه های انجام شده از سوی اشخاص حقیقی و حقوقی در احداث یا تکمیل طرحهای عمرانی،فرهنگی،بهداشتی،درمانی و امور خیریه در روستاها و شهرهای زیر یکصد هزار نفر جمعیت پس از تایید سازمانهای دولتی ذیربط.

-(بخشنامه 57903/210 مورخ 27/6/89)کمکهای نقدی اشخاص حقیقی و حقوقی به انجمن های علمی دارای مجوز فعالیت قانونی.

اگر اسناد هزینه ای که به لحاظ عنوان و شرایط قابل قبول محسوب می شود، ارائه نگردد،هزینه مزبور غیر قابل قبول تلقی می گردد.اما این مطلب لزوما” در همه موارد صادق نیست.بطور مثال،انجام هزینه در محلی صورت گرفته که عرفا” تهیه مدرک میسر نیست.مانند:خرید دام و محصولات کشاورزی از اهالی روستای نزدیک محل فعالیت مودی.

-در صورتی که اسناد هزینه ضمیمه سند حسابداری نیست، این مطلب از واحد مورد رسیدگی پرس و جو کنید و یا در پایان رسیدگی،صورتی از این گونه موارد به واحد مورد رسیدگی ارائه نموده تا موضوع مشخص شود.

اگر هزینه ای،علیرغم مدرک معتبر ارتباطی با فعالیتهای تحصیل درآمد مودی نداشته باشد،غیر قابل قبول محسوب می شود.

تاریخ انجام هزینه باید در طی سال مربوط باشد.هزینه های سنوات که در سال مورد رسیدگی ثبت شده ،در صورت احراز شرایط زیر می تواند جزو هزینه های قابل قبول محسوب شود:

۱-۵- جزو هزینه های قابل قبول باشد.

۲-۵- در محاسبه درآمد مشمول مالیات سنوات قبول لحاظ نشده باشد.

۳-۵- عدم ثبت آن در سنوات قبل خارج از اراده مودی بوده باشد.

در خصوص برخی هزینه ها در قانون مالیاتهای مستقیم  و سایر قوانین حدنصاب تعیین شده است. مانند:

۱-۶-(جزء ب بند 2 ماده 148)هزینه سفر و ماموریت(شامل پذیرایی) مدیران،بازرسان و کارکنان به خارج از کشور به منظورحوائج مربوط به شرکت(در مورد اشخاص حقوقی با فعالیت تولیدی،روزی یک میلیون ریال و حداکثر 4 ماه – سایر اشخاص حقوقی، روزی یک میلیون ریال و حداکثر 2 ماه )همچنین در مورد شرکتهای تولیدی حداکثر 2 ماه دیگر به قرار روزی یک میلیون ریال بابت آموزش به عنوان هزینه اقامت .

۲-۶- (جزء ه بند 2 ماده 148)تا میزان 3 درصد حقوق پرداختی سالانه  بابت پس اندازکارکنان  طبق آیین نامه مربوط.

۳-۶- (جزء و بند 2 ماده 148) ذخیره سنوات خدمت معادل یک ماه آخرین حقوق و مزایا و همچنین مابه التفاوت تعدیل حقوق سنوات قبل.

۴-۶- (بند 10 ماده 148)هزینه های فرهنگی،ورزشی و رفاهی کارگران-پرداختی به وزارت کار و حداکثر معادل 10،000 ریال به ازای هر کارگر.

۵-۶- (بند 28 ماده 148)هزینه خرید کتاب و سایر کالاهای فرهنگی – هنری برای کارکنان و افراد تحت تکفل آنها تا میزان 5% معافیت مالیاتی موضوع ماده 84 ق.م.م به ازای هر نفر.

۶-۶- عیدی براساس ضوابط وزرات کار( 2 ماه حقوق به شرطی از 3 برابر حداقل دستمزد بیشتر نشود)

۷-۶- نرخ اضافه کاری (40%).

در مفاد ماده 148 ق.م.م، برخی هزینه ها برای اینکه قابل قبول باشند باید در حد منتاسب/متعارف باشند:

۱-۷- هزینه های استخدامی کارکنان متناسب با خدمت آنان.

۲-۷- هزینه اجاره محل در صورتی که اجاره نامه رسمی موجود نیست.

۳-۷- حق الزحمه های پرداختی متناسب با کار انجام شده بابت حق العمل،دلالی،حق الوکاله،حق المشاوره،حق حضور،هزینه حسابرسی و خدمات مالی و اداری و بازرسی،هزینه نرم افزاری،طراحی و استقرار سیستم های مورد نیاز،سایر هزینه های کارشناسی در ارتباط با فعالیت موسسه و حق الزحمه بازرس قانونی.

(تبصره 2 ماده 148 ق.م.م )هزینه حقوق و مزایای مدیران و صاحبان سرمایه اشخاص حقوقی در صورتی که دارای شغل موظف باشند جزو هزینه های قابل قبول محسوب می شود.

هزینه های تاسیس از قبیل مخارج ثبت موسسه،حق مشاوره و نظایر آن و    هزینه های زاید بر درآمد “دوره قبل از بهره برداری و دوره بهره برداری آزمایشی”جز در مواردی که ضمن جدول مقرر در ماده 151 ق.م.م تصریح خواهد شد،طی 10 سال از تاریخ بهره برداری مستهلک می گردد.

هزینه های نرم افزاری(در صورتیکه متعارف باشد)حداکثر تا 5 سال قابل استهلاک است.اگر در سال اول کلا” هزینه شود نیز قابل قبول است.

داراییهای ثابت استهلاک پذیری که برای بازسازی،جایگزینی خطوط تولید یا توسعه و تکمیل خریداری گردیده است را می توان با 2 برابر نرخ یا نصف مدت،مستهلک نمود.

هزینه استهلاک ناشی از تجدید ارزیابی داراییهای ثابت جزو هزینه های قابل قبول نیست.

در صورتیکه نرخ و روش استهلاک داراییهای ثابت مودی با نرخ و روش داراییهای مذکور طبق جداول استهلاک ماده 151 ق.م.م تفاوت داشته باشد:

۱-۱۳- اگر استهلاک اضافی شناسایی شود،مازاد قابل قبول نیست.

۲-۱۳-اگر استهلاک کمتری شناسایی شود،قابل پذیرش است.

هزینه استهلاک داراییهای اجاره سرمایه ای در صورتی که مطابق استانداردهای حسابداری شناسایی شود،جزو هزینه های قابل قبول است.

سایر هزینه های غیر قابل قبول:

۱-۱۵- پاداش اعضای هیات مدیره

۲-۱۵- کاهش ارزش داراییها(سرمایه گذاریها و موجودی کالا)

۳-۱۵- هزینه های مرتبط به دارایی که مالکیت آن متعلق به واحد رسیدگی نیست.

۴-۱۵- عوارض و مالیات بر ارزش افزوده مخارج مرتبط با درآمدهای غیر معاف.

۵-۱۵- هزینه مرخصی(در صورتی که پرداخت نشده باشد).

هزینه های غیر واقعی:

طبق بند 2 بخشنامه شماره 17940 مورخ 12/10/1384 سازمان امور مالیاتی کشور،هزینه های غیر واقعی،هزینه هایی هستند که در دفاتر قانونی ثبت شده و ممکن است متکی به مدارکی نیز باشند اما ماموران مالیاتی پس از تحقیقات لازم و یا دسترسی به قرائن و مدارک قابل اعتماد احراز نمایند که هزینه موصوف صوری بوده یا تحقق نیافته و یا مدارک مربوط به آنها نیز غیر واقعی و مجازی بوده است.اینگونه هزینه ها مشمول 40% مالیات متعلق که غیر قابل بخشش نیز است،می باشند.همچنین جزو موارد رد دفاتر قانونی( بند 16 ماده 20 آیین نامه تحریر دفتر) نیز است.