سؤالات کلیدی که باید قبل از انتشار داشبورد پرسیده شود

قبل از ارسال و انتشار داشبورد باید به عقب برگردیم و آن را ازنظر مطابقت با اصول طراحی که در مطالب قبلی بحث کردیم، بررسی کنیم. در اینجا برخی از سؤالات کلیدی که شما می‌توانید قبل از توزیع داشبورد به‌عنوان چک‌لیست استفاده کنید:

آیا داشبورد من اطلاعات مناسبی را ارائه می‌دهد؟

به اطلاعاتی که آماده ارائه است نگاه کنید و ببینید که آیا اطلاعات جمع‌آوری در داشبورد هم سو باهدف موردنظر هست یا خیر. شما در محیط خلاء داشبورد درست نمی‌کنید. به چند کاربر شما اجازه دهید داشبورد را آزمودن کنند. به‌این‌ترتیب، ایجاد ارتباط با کاربر تقویت می‌شود و شما در مسیر گام برنخواهید داشت که خیلی از هدف اصلی دور باشد.

آیا همه‌چیز در داشبورد دارای هدف است؟

با نگاهی منصفانه در داشبورد چگونگی پشتیبانی اطلاعات از اهداف اصلی آن را ارزیابی کنید. برای حفظ هرچه بیشتر ارزشمندی داشبورد در صورت امکان از به کار بردن دادهای غیرقابل اتکا (هرچند جذاب) پرهیز کنید. به یاد داشته باشید، اگر داده‌ها از هدف اصلی داشبورد پشتیبانی نمی‌کنند، آن را حذف کنید. به‌هیچ‌وجه پیشنهاد نمی‌شود که فضای خالی داشبورد را با هر داده‌ای پرکنید.

آیا پیام کلیدی‌های داشبورد من به‌طور برجسته نشان داده‌شده است؟

هر داشبورد دارای یک یا چند پیام کلیدی است. شما باید مطمئن شوید که این پیام‌ها به‌وضوح نمایش داده می‌شود. برای بررسی این کار از داشبورد کمی فاصله بگیرید و چشم‌های خود را به‌اندازه‌ای ببندید که داشبورد را تار ببینید. حال ببینید در کدام قسمت بیشتر برای اولین بار نگاه شمارا می‌دزدد؟ اگر اجزاء کلیدی در نگاه اول دیده نمی‌شوند شما بایستی داشبورد را تغییر دهید. در اینجا چند اقداماتی برای اطمینان از برجسته شدن اجزای اصلی داشبورد شما ارائه‌شده است:

• اجزای کلیدی داشبورد خود را در متون فارسی در سمت راست-بالا و در متون انگلیسی سمت چپ-بالا صفحه قرار دهید. همان‌طور که قبلاً اشاره کردم، مطالعات نشان می‌دهد که این مناطق بیشترین توجه را برای زمان‌های طولانی‌تر جذب می‌کنند.

• بر مرزها، پس‌زمینه‌ها و دیگر عناصر که زمینه‌های داشبورد را تعیین می‌کنند، تأکید کنید. سعی کنید از فضای طبیعی بین اجزای خود برای تفکیک بین اجزاء داشبورد استفاده کنید. اگر مرز لازم باشد، آن‌ها را بهرنگ‌های روشن‌تر از داده‌های خود قالب‌بندی کنید.

• برچسب‌ها و متن‌های دیگر را بهرنگ‌های روشن‌تر از داده‌های خود قالب‌بندی کنید.

آیا می‌توان این داشبورد را در بلندمدت حفظ کرد؟

بین به‌روزرسانی داشبورد و بازسازی داشبورد تفاوت زیادی وجود دارد. قبل از اینکه شما هیجان‌زده داشبورد ساخته‌شده را منتشر کنید، یک‌لحظه صبر کنید در مورد چگونگی نگهداری در بلندمدت داشبورد فکر می‌کنید. شما می‌بایست درباره دوره زمانی به‌روزرسانی و همچنین فرآیندهایی نیازمند به به‌روزرسانی تأمل‌کنید. اگر گزارش یک‌بار تهیه می‌شود، آن را خودتنظیم کنید؛ اما اگر این گزارش تکراری می‌شود، ابتدا در خصوص زمان توسعه، فواصل زمانی بازخوانی و چگونگی مرحله‌بندی با کاربران به مذاکره بپردازید. سپس اقدام به تهیه جدول زمانی توافق شده نمایید.

آیا داشبورد دامنه و بازده زمانی خود را نمایش می‌دهد؟

داشبورد باید به‌وضوح دامنه و بازده زمانی خود را مشخص کند. به این معنا که هر فردی باید بتواند با نگاه کردن داشبورد دامنه و دوره زمانی داشبورد را بفهمد. برای تحقق این موضوع این به چند کار ساده را در داشبورد انجام دهید:

• همیشه یک نشانه زمانی در داشبورد خود قرار دهید. این کار باعث به حداقل رسیدن سردرگمی داشبورد می‌شود.

• همیشه متنی را در داشبورد قرار دهید که نشان‌دهنده زمان به‌روزرسانی داده‌ها باشد. در بسیاری از موارد، زمان‌بندی داده‌ها هنگام تجزیه‌وتحلیل یک بخش مهم از اطلاعات است.

• از عناصر توصیفی برای هر جزء در داشبورد خود استفاده کنید. تلاش کنید تا از که عناوین مرموز با تعداد کلمات زیاد و عبارت‌های اختصاری اجتناب نمایید.

آیا داشبورد من به‌خوبی مستندسازی شده است؟

مستندسازی داشبورد و داده‌های پشت مدل آن مهم است. هر فردی که با اکسل کارکرده است، می‌داند که چگونه می‌تواند تفسیر و تحلیل یک گزارش چقدر دشوار است. اگر خوش‌شانس باشید و مدل داده به‌اندازه کافی کوچک باشد شاید یک هفته زمان بتوان مستندات آن را جمع کرد. افراد مدلی را که یا چند ماه پیش‌ساخته‌اند، فراموش می‌کنند و بدون اسناد، چند روز طول می‌کشد تا کار خودم را به یاد بیاورند و مجدداً رمزگشایی کنند. البته مستندات نباید فانتزی و اغراق‌آمیز باشند. چند چیز ساده می‌تواند در مستندسازی داشبورد کمک کند:

• زبانه «نقشه مدل»[1] را به مدل داده خود اضافه کنید. نقشه مدل یک برگه جداگانه است که می‌توانید برای خلاصه نمودن محدوده‌های کلیدی در مدل داده‌ها و نحوه تعامل هر محدوده با اجزای گزارش در لایه ارائه نهایی استفاده کنید.

• از کتابخانه نظرات و برچسب‌ها استفاده کنید. شگفت‌انگیز است که چند توضیح و برچسب می‌تواند بعدازاینکه مدت‌زمان طولانی از مدل داده‌های خود دور شده‌اید به شما کمک کند تا مدل خود را به‌راحتی روشن کنید.

• از رنگ‌ها برای شناسایی محدوده در مدل داده استفاده کنید. با استفاده از رنگ‌ها در مدل داده‌ها شما می‌توانید به‌سرعت در یک نگاه، نشانه‌های اساسی آن محدوده را دریافت کنید. هر رنگ می‌تواند یک نوع محدوده را نشان دهد. به‌عنوان‌مثال، زرد می‌تواند جداول مرحله‌بندی را نشان دهد، خاکستری می‌تواند فرمول‌ها را نشان دهد و بنفش می‌تواند جداول مرجع باشد.

آیا داشبورد من کاربرپسند است؟

قبل از انتشار داشبورد خود، اطمینان حاصل کنید که رابط کاربری[2] مطلوبی دارد به‌عبارت‌دیگر ظاهر آن است. تشخیص میزان کاربرپسند بودن داشبورد کار دشواری نیست:

• ظاهر قابل‌فهم: داشبورد شما باید برای کسی که هرگز آن را ندیده است، ظاهری قابل‌فهم داشته باشد. آن را بر روی یک نفر آزمون کنید و از اینکه او است از او بپرسید. اگر شما مجبور شدید که توضیح دهید، بدانید که داشبورد ایراد دارد. آنگاه از خود بپرسید آیا داشبورد نیاز به برچسب بیشتر، نمودارهای پیچیده‌تر، طرح بهتر، داده‌های بیشتر و یا اطلاعات کمتری دارد؟ برای دریافت بازخورد بیشتر آن را از چندین کاربر نشان دهید.

• قابلیت مانور آسان: زمانی که داشبورد شما پویا باشد و امکان تعامل با ماکروها یا جداول محوری در داشبورد وجود باشد می‌توان مطمئن شود که ناوبری به‌خوبی کار می‌کند. آیا کاربران باید چندین مرحله را برای دسترسی به داده‌های خود انتخاب کنند؟ آیا داشبورد به‌اندازه کافی چکش‌کاری شده است؟ بازهم شما می‌توانید داشبورد خود را روی چندین کاربر آزمودن کنید و مطمئن شوید که هر یک از ویژگی‌های داشبورد ظاهری داشبورد در چند رایانه دیگر درست‌کار کند.

• چاپ مناسب: چیزی آزاردهنده‌تر از این نیست که فردی که داشبورد را ایجاد کرده زمان لازم را برای صحت چاپ مناسب آن صرف نکرده باشد. پس گزینه‌های چاپ را در فایل‌های اکسل خود تنظیم کنید تا داشبوردهای شما به‌درستی چاپ شوند.

آیا داشبورد من دقیق است؟

هیچ‌چیز یک داشبورد را سریع‌تر از این نمی‌کُشد که ادعا شود که داده‌های آن نادرست است. در توانایی‌ هیچ کَس نیست که به شما بگوید که آیا داده‌های شما دقیق است یا خیر. بااین‌حال، من می‌توان سه عامل برجسته نشان‌دهنده دقیق بودن داشبورد ارائه می‌شود:

• انطباق با منابع معتبر: واضح است که اگر داده‌های شما با منابع گزارش دیگر مطابقت نداشته باشند، شما مشکل اعتبار داده خواهید داشت – به‌خصوص اگر منابع دیگر به‌عنوان منابع معتبر شناخته شوند. اطمینان حاصل کنید که از معتبرترین منابع داده سازمان خود استفاده نمایید. اگر داشبورد شما حاوی داده‌های مرتبط با یک منبع معتبر باشد، اطلاعات خود را با آن منبع مقایسه کنید تا اطمینان حاصل شود که یکپارچگی وجود دارد.

• یکنواختی داخلی: جالب نیست که یک بخش از داشبورد شما با سایر قسمت‌های یک داشبورد مشابه نباشد. شما باید هماهنگی داخلی را در داشبورد خود تضمین کنید. مطمئن شوید که اجزای قابل‌مقایسه در بخش‌های مختلف داشبورد شما با یکدیگر سازگار هستند. اگر دلیلی برای ناسازگاری وجود دارد، مطمئن شوید که این دلایل را به‌روشنی اعلام کنید. باور کنید که بیشتر اوقات بیان یک نکته توضیحی ساده در داشبورد، سؤالات بسیاری را پاک می‌کند.

• تجربه شخصی: آیا تابه‌حال کسی را دیده‌اید که به یک گزارش نگاه می‌کند و می‌گوید «این درست نیست؟» آن‌ها از «حس ششم» برای ارزیابی و اطمینان از داده‌ها استفاده می‌کنند. هیچ‌کدام از ما در خلاء به اعداد نگاه نمی‌کنیم. هنگامی‌که به هر تحلیل نگاه می‌کنیم، سال‌ها دانش شخصی، تعامل و تجربه با ما همراه است. ما ناخودآگاه از این تجربیات در ارزیابی اطلاعات استفاده می‌کنیم. هنگام تهیه داشبورد خود، باید این موضوعات را در نظر بگیرید.

دیدگاه شما برای ما مهم است، ما را از نظرات خود بهره‌مند سازید.