اصول طراحی داشبورد مدیریتی

اصل شماره 1: داشبورد را ساده بسازید

اصل شماره 2: قسمت‌های غیرضروری نمودارها را از بین ببرید

اصل شماره 3: هر داشبورد را به یک صفحه قابل‌مشاهده محدود کنید

اصل شماره 4: برای جلب‌توجه از طرح‌بندی و جایابی استفاده کنید

اصل شماره 5: اعداد را اثربخش قالب‌بندی کنید

اصل شماره 6: از عناوین و برچسب‌ها به‌طور مؤثر استفاده کنید

کاربران اکسل در دنیای اعداد و جداول زندگی می‌کنند و در مورد تجسم و طراحی تخصصی ندارند. تحلیلگران عادی اکسل هیچ زمینه‌ای در طراحی بصری ندارد و اغلب به غرایز بصری خود برای طراحی داشبورد خود تکیه می‌کند. درنتیجه، در اکثر داشبوردهای مبتنی بر اکسل توجه اندکی به طراحی بصری داده می‌شود که اغلب منجر به ارائه رابط کاربری[1] درهم‌ریخته و ناکارآمد می‌شود. خبر خوب این است که داشبوردها دارای تاریخچه عمر زیادی هستند، بنابراین ما یک پایگاه دانش از تجارب قبلی برای طراحی داشبورد داریم. هرچند که چه بسیاری از این اصول به نظر ما پیش‌پاافتاده و عوامانه به نظر می‌رسند. اجازه دهید چند مورد از اصول طراحی داشبورد را بررسی کنیم که باعث بهبود طراحی داشبورد اکسل می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره طراحی داشبورد و مشاهده نمونه‌های متنوع به وب‌سایت nwww.perceptualedge.com مراجعه کنید. این سایت متعلق به استفان فو[2]، کارشناس تجسم و نویسنده چند کتاب و مقاله در حوزه طراحی داشبورد است.

اصل شماره 1: داشبورد را ساده بسازید

استیفن متخصص طراحی داشبورد یک شعار دارد: «ساده بسازید، ساده بسازید، ساده بسازید». یک داشبورد که با شاخص‌های اندازه‌گیری بیش‌ازحد شلوغ شده است باعث می‌شود اطلاعات مهمی را که به دنبال ارائه آن‌ها بوده‌ایم در گزارش رقیق بیان شوند. تابه‌حال کسی به شما گفته است که گزارش‌های شما شلوغ است؟ در اصل، آن‌ها می‌گویند که شما بیش‌ازحد داده را در گزارش نمایش داده‌اید و دشوار است که اطلاعات واقعی را مشاهده کند. در اینجا چند اقدام عملی که می‌توانید برای اطمینان از طراحی ساده و مؤثرتر داشبورد انجام دهید در ادامه بیان‌شده است.

اصل 1-1: داشبورد خود را به یک انبار داده[3] تبدیل نکنید

شما در حد یک در گزارش‌های خود تا حد امکان اطلاعات اضافی را گزارش نکنید. البته اقرار می‌کنیم همه ما این کار را انجام می‌دهیم اما باید تلاش کنیم در ذهن خود یک روحیه مبارزه در برابر اطلاعات اضافی ایجاد کنیم. کاربران زجرکشیده ازدست‌داده‌های اضافی می‌توانند روی از بین بردن داده‌های نامناسب تمرکز کنند. شاخص‌های مورداستفاده در داشبورد باید از هدف اولیه داشبورد پشتیبانی کند. از تمایل به پر کردن فضای سفید داشبورد بر حذر باشید. اگر داده‌ها از هدف اصلی داشبورد پشتیبانی نمی‌کنند، آن را رها کنید.

اصل 1-2: قالب‌بندی فانتزی را فراموش کنید

کلید ارتباط مؤثر با داشبورد شما این است که داده‌های خود را تا جای ممکن به‌سادگی ارائه کنید. لازم نیست که باهدف جالب‌تر شدن داشبورد آن را تزئین کنید و بهتر است که یک داشبورد دارای حداقل رنگ‌آمیزی و قالب‌بندی باشد. در آینده شما بیشتر متوجه خواهید شد که فقدان قالب‌بندی فانتزی باعث توجه بیشتر به اطلاعات واقعی می‌شود. باید یاد بگیریم که تمرکز اصلی بر روی‌داده‌ها است نه گرافیک پرزرق‌وبرق. برای کمک به فهم این موضوع به قالب‌بندی و جزئیات شکل 1-4 دقت کنید. ایجاد این نوع جلوه‌ها و طرح‌ها در اکسل آسان است. مشکل این است که این نوع قالب‌بندی، باعث کم‌رنگ شدن اطلاعاتی می‌شود که ما در حال تلاش برای ارائه آن هستیم. علاوه بر این، اگر ما این نمودار را در یک صفحه با پنج‌تا ده نمودار دیگر با قالب‌بندی مشابه قرار دهیم، ما یک داشبورد ر خواهیم داشت که فهم آن در یک نگاه خیلی دشوار است.

قالب‌بندی فانتزی می‌تواند خسته‌کننده شود و باعث شود اطلاعات را که شما در حال تلاش برای ارائه آن هستید را از بین می‌برد.

شکل بعدی داده‌های مشابه را بدون فرمت فانتزی نشان می‌دهد. خواندن نمودار جدید نه‌تنها آسان‌تر است، بلکه شما می‌توانید داده‌ها را به‌طور مؤثرتر از این نمودار پردازش کرد.

نمودارها باید داده‌های خود را به‌سادگی ارائه دهد.

در اینجا چند نکته ساده برای جلوگیری از فانتزی شدن داشبورد ارائه می‌شود:

• از استفاده از رنگ‌ها یا پس‌زمینه برای سازمان‌دهی داشبورد خود اجتناب کنید. به‌طورکلی، رنگ‌ها، باید به‌اندازه کافی و فقط برای تأکید بر اطلاعات و نقاط کلیدی مورداستفاده داده قرار گیرد. به‌عنوان‌مثال، رنگ قرمز، زرد و سبز به‌طور سنتی برای نشان دادن سطح عملکرد است. بخش‌های رنگی داشبورد فقط مخاطبان شمارا از پیام خود منحرف می‌کنند.

• بر مرزها، پس‌زمینه‌ها و دیگر عناصر که حوزه داشبورد را تعیین می‌کنند، تأکید کنید. سعی کنید برای تفکیک بین اجزای داشبورد خود از فضای سفید خالی استفاده کنید. چنانچه در داشبورد مرز لازم باشد پیشنهاد ما این است آن‌ها را به رنگ‌های روشن‌تر از داده‌های خود قالب‌بندی کنید. آبی روشن معمولاً برای مرزها ایده آل است. چون‌که بخش‌ها را بدون کاهش توجه نسبت به اطلاعات نمایش داده‌شده، مشخص می‌کند.

• ویژگی بالقوه جلوه‌ها (افکت‌ها) اکسل 2013 براق، پرزرق‌وبرق بودن است. اگرچه این افکت‌های قالب‌بندی برای بازاریابی عالی هستند، اما در داشبورد چنین مزیتی ندارند. سعی کنید داشبورد به‌ندرت از افکت‌های فانتزی مانند گرانش[1]، الگوی پرکن[2]، سایه[3]، درخشش[4]، لبه‌های نرم[5] و قالب‌بندی دیگر استفاده کنید.

• سعی نکنید داشبورد خود را با تصاویر و کلیپ هنری تزئین نمایید. آن‌ها هیچ کمکی به ارائه بهتر اطلاعات انجام نمی‌دهند. این مورد دیگر از مد افتاده است.

اصل شماره 2: قسمت‌های غیرضروری نمودارها را از بین ببرید.

ادوارد توفت[1] پیشگام عرضه تجسم سازی اطلاعات مفهوم نسبت «داده به جوهر» را معرفی کرده است. ایده اصلی توفت این است که درصد زیادی از جوهر مصرف‌شده در نمودار (یا داشبورد) باید به داده‌ها اختصاص داده شود. جوهر بسیار کمی باید صرف مرزها، خطوط شبکه، خطوط روند، برچسب‌ها، زمینه‌ها و غیره شود. شکل زیر تأثیرات حذف بخش‌های غیرضروری در نمودار بر روی توانایی نمایش مؤثرتر اطلاعات نشان می‌دهد.

نمودارها با عناصر گرافیکی بسیار زیاد می‌توانند پیچیده و سخت به نظر برسند. حذف عناصر غیرضروری پیام را روشن می‌کند.

نمودار پایینی حاوی داده‌های مشابه است. بااین‌حال، این نمودار پیام اصلی را که روند افزایش یافتن جمعیت یک شهر را از حدود 10،5 میلیون‌تا 17 میلیون را نشان می‌دهد. این پیام توسط قسمت‌های اضافی نمودار بالا رقیق‌شده است؛ بنابراین شما می‌توانید در این مثال ساده ببینید که چگونه با حذف عناصر اضافی نمودار، انتقال پیام به طرز چشمگیری بهبود می‌یابد.

در اینجا چندراه برای جلوگیری از ارائه بخش‌های غیرضروری در نمودار به‌منظور اطمینان از وضوح داده‌ها ارائه‌شده است:

• خطوط شبکه[1] را حذف کنید: در داشبورد شبکه خطوط (هم عمودی و هم‌افقی) تقریباً همیشه غیرضروری است. دلیل ضمنی شبکه خطوط این است که آن‌ها به ارزیابی بصری داده‌ها، توسط بیننده هر نقطه کمک کند. بااین‌حال، معمولاً افراد ارزش یک داده را با مقایسه موقعیت آن با سایر داده‌ها در نمودار می‌سنجند؛ بنابراین این خطوط مرجع دوم برای ارزیابی هستند که به‌سادگی مصرف جوهر را زیاد می‌کنند.

• مرزها را حذف کنید: در زمان ساخت داشبورد متوجه خواهید شد که حذف مرزها و فریم‌ها، نمودارهای شمارا پاکیزه‌تر نشان می‌دهد و به شما کمک می‌کند تا از استفاده خطوط گیج‌کننده را در هنگام قرار دادن چندین نمودار با مرزها در یک داشبورد اجتناب کنید. به‌جای مرزها، از فضای سفید بین نمودارها به‌عنوان مرزهای ضمنی استفاده کنید.

• در استفاده از روند افراط نکنید: به‌ندرت پیش می‌آید که یک خط روند بینشی ارائه کند که نمودار داده‌ها[2] یا یک برچسب ساده آن را بیان نکند. درواقع، خطوط روند اغلب به خوانندگان القا می‌کند که این داده‌ها بخش کوچکی از مجموعه‌های داده‌های دیگر هستند. چرا خط روند را در یک نمودار خط قرار می‌دهیم وقتی‌که نمودار خطی وجود دارد و به‌خودی‌خود یک از انواع روند است؟ به‌جای خطوط روند، با اضافه کردن یک برچسب ساده، روند کلی داده را می‌توان بیان کرد.

• اجتناب از برچسب‌های غیرضروری داده‌ها: شما مجبور نیستید که از برچسب داده‌ها در همه نمودارها استفاده کنید. همین‌که نمودار داده‌ها (بدون درج داده) را رسم کنید کافی است. در آینده بیشتر درک خواهید کرد که نمودارهایی که فقط داده‌های مربوط به پیام خود را نشان می‌دهید، تأثیر بیشتری خواهند داشت.

• اگر مجبور نیستید در نمودارها شرح ننویسید: هنگامی‌که شما فقط یک سری داده را ترسیم می‌کنید، لازم نیست که یک شرح به فضای خالی نمودار اضافه نمایید. اجازه بدید عنوان نمودار شما در مورد داده‌ها توضیح دهد.

• حذف محورهایی که ارزش‌افزوده ندارند: هدف از محورهای X و Y کمک به یک تجسم بصری مقیاس و موقعیت داده‌ها در نمودار است. بااین‌حال، اگر ماهیت و کاربرد نمودار به یک محور خاص نیاز نداشته باشد، آن را حذف کنید. دقت کنید هدف این موضوع ضربه زدن به نمودار شما نیست بلکه هدف این است که نمودار فقط شامل عناصری باشد که به‌طور مستقیم به پیام اصلی نمودار شما کمک می‌کند.

اصل شماره 3: هر داشبورد را به یک صفحه قابل‌مشاهده محدود کنید

یک داشبورد باید نمای مختصر و مفید (در یک نگاه) درباره شاخص‌های کلیدی مربوط به یک فرآیند یا یک کسب‌وکار را ارائه کند. این بدان معنی است که تمام اطلاعات باید بلافاصله در یک‌زمان قابل‌مشاهده است. اگرچه این‌که تمام داده‌ها را در یک صفحه همیشه قابل‌مشاهده باشد، ساده‌ترین راه‌حل نیست بلکه بهترین راه است. شما می‌توانید بخش‌ها را به‌راحتی باهم مقایسه کنید و همچنین می‌توانید روابط مؤثرتری را تجربه کنید و کمتر به حافظه کوتاه‌مدت اعتماد کنید (اطلاعات بلندمدت در اختیاردارید). هنگامی‌که یک کاربر مجبور می‌شود به سمت راست، چپ یا بالا و پایین حرکت کند، این مزایا کاهش می‌یابد. علاوه بر این، کاربران تمایل به پذیرش این باور هستند که وقتی‌که اطلاعات بیرون از حالت عادی (نواحی که نیاز به پیمایش[1]) قرار داده‌شده، آن است که به نحوی کمتر اهمیت دارند؛ اما اگر تمام داده‌ها در یک فضا قابل‌مشاهده (یک صفحه) جا نشود، چاره چیست؟ اول، شاخص‌ها را در داشبورد خود را مجدداً بررسی کنید که آیا آن‌ها واقعاً باید وجود داشته باشند. بعد، داشبورد خود را برای استفاده از فضای کمتر (فونت، کاهش فضای سفید، تنظیم ستون و عرض ردیف) مجدداً قالب‌بندی کنید. درنهایت، سعی کنید تعامل[2] را به داشبورد خود اضافه کنید، به کاربران اجازه می‌دهد تغییرات پویا را ایجاد نمایند تا تنها شاخص‌های مربوط به خود را ببینند.

اصل شماره 4: برای جلب‌توجه از طرح‌بندی و جایابی استفاده کنید

همان‌طور که قبلاً در این فصل بحث شد، تنها شامل شاخص‌هایی ارائه شود است که هدف داشبورد شمارا پشتیبانی می‌کند. بااین‌حال، هرچند که همه شاخص‌ها در داشبورد شما مهم هستند، اما ممکن است اهمیت آن یکسان نباشد. به‌عبارت‌دیگر، شما اغلب می‌خواهید یک جزء داشبورد خود را از سایر بخش‌ها برجسته کنید. به‌جای استفاده از رنگ‌های روشن و یا تفاوت‌های در اندازه قلم، شما می‌توانید با استفاده از اهرم جایابی و طرح‌بندی یک جزء داشبورد خود را از سایر بخش‌ها برجسته کنید. مطالعات مختلف نشان داده‌اند که خوانندگان تمایل طبیعی به تمرکز بر مناطق خاص یک سند دارند. به‌عنوان‌مثال، محققان در یک پروژه متوجه شدند که خوانندگان هنگام نگاه کردن به یک صفحه آن را به‌صورت مناطق مختلف مشاهده می‌کنند و به مناطق خاصی که روی صفحه توجه بیشتری می‌کنند. آن‌ها از نمودار در شکل زیر برای نشان دادن آنچه آن‌ها بانام مناطق اولویتی می‌نامند استفاده می‌کنند. آن‌ها از شکل زیر برای نشان دادن آنچه آن‌ها بانام «مناطق اولویت‌دار[1]» می‌نامند استفاده می‌کنند. به نظر می‌رسد مناطق با شماره 1 در نمودار دارای اهمیت بالا هستند و بیشترین توجه را برای مدت‌زمان بیشتری جذب می‌کنند. در همین حال به نظر می‌رسد، مناطق 3 کم‌اهمیت‌تر هستند.

مطالعات نشان می‌دهد که کاربران به قسمت‌های مختلف توجه خاصی می‌کنند.

شما می‌توانید از این مناطق اولویت‌دار برای ارتقاء یا کاهش اهمیت اجزاء داشبورد استفاده کنید. اگر یکی از نمودارها در داشبورد شما تمرکز خاصی را می‌طلبد، می‌توانید این نمودار را در یک منطقه برجسته‌تر قرار دهید. البته رنگ‌های اطراف، مرزها، فونت‌ها و سایر قالب‌بندی‌ها می‌توانند الگوهای مشاهده خوانندگان شمارا تحت تأثیر قرار دهند.

اصل شماره 5: اعداد را اثربخش قالب‌بندی کنید

بدون شک، شما از اعداد زیادی در داشبورد استفاده خواهید کرد. بعضی از آن‌ها در نمودارها قرار می‌گیرند و برخی دیگر در جدول. به یاد داشته باشید که هر بخش از اطلاعات در داشبورد شما باید یک هدف داشته باشد. مهم این است که اعداد خود را به‌طور مؤثر قالب‌بندی کنید تا کاربران بتوانند اطلاعاتی را که بدون سردرگمی برای کاربر نشان دهند. هنگام قالب‌بندی اعداد در داشبورد و گزارش‌ها به این دستورالعمل‌ها توجه کنید:

• برای آسان خوانده شدن اعداد همیشه از ویرگول استفاده کنید.

• فقط زمانی که سطح دقت بالای موردنیاز باشد از علامت اعشار استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال، در مقدار دلخواه مانند 123.45 دلار مزیتی برای درج اعشار وجود ندارد. همچنین در مورد علامت درصد، از حداقل تعداد اعشار لازم برای نمایش داده‌ها استفاده کنید. به‌عنوان‌مثال به‌جای 43.21٪، همان 43٪ را بنویسید.

• فقط زمانی که برای تأکید به روشن شدن یک مطلب به مقادیر پولی نیاز باشد نماد واحد پولی (مثل دلار) را استفاده کنید. اگر یک نمودار یا جدول حاوی تمام مقادیر درآمد داشته باشید و یک برچسب به‌وضوح این را نشان می‌دهد، می‌توانید با حذف نماد واحد پولی، در سلول‌ها و پیکسل‌ها صرفه‌جویی نمایید

• اعداد بسیار زیادی را به فرم هزار یا میلیون بنویسید. به‌عنوان‌مثال، به‌جای نمایش 16،906،714، شما می‌توانید شماره را به فرم 17 میلیون بنویسید.

اصل شماره 6: از عناوین و برچسب‌ها به‌طور مؤثر استفاده کنید

اغلب افراد به‌طور مؤثری برچسب‌گذاری آیتم‌ها را در داشبورد انجام نمی‌دهند. اگر کاربر شما به داشبورد شما نگاه می‌کند و از شما می‌پرسد: «این داشبورد در مورد چیست؟» احتمالاً داشبورد شما درباره برچسب‌ها مشکل دارد. در اینجا چند راهنمایی برای برچسب‌گذاری مؤثر در داشبورد و گزارش‌ها وجود دارد:

• همیشه یک نشانگر زمانی در داشبورد یا گزارش خود قرار دهید. این کار باعث کاهش سردرگمی‌های ناشی از توزیع مجدد یک داشبورد یا گزارش‌های در بازه‌های زمانی ماهانه یا هفتگی می‌شود.

• همیشه نکانی را درج کنید که مشخص می‌کند چه زمانی داده‌های باید اصلاح یا بازنگری شود. در بسیاری از موارد، زمان‌بندی داده‌ها یک بخش مهم از اطلاعات برای تحلیل یک شاخص است.

• از عناوین توصیفی برای هر جزء استفاده کنید. این به کاربران اجازه می‌دهد تا به‌وضوح موضوع موردنظر را شناسایی کنند. از عناوین مرموز با تعداد زیاد کلمات اختصاری و عبارات مرموز اجتناب نمایید.

• اگرچه ممکن است احمقانه به نظر برسد ولی عموماً تمرین خوبی است که با استفاده از قالب‌بندی رنگ‌های سبک‌تر روی برچسب‌هایتان تأکید کنید. رنگ‌های ایده آل برای استفاده در برچسب‌ها رنگ‌هایی هستند که معمولاً در طبیعت یافت می‌شوند: خاکستری روشن، قهوه‌ای، آبی و سبز.

​دیدگاه شما برای ما مهم است، ما را از نظرات خود بهره‌مند سازید.