مرتفع کردن نیاز کاربر در داشبورد مدیریتی

تصور کنید هدف شما ایجاد یک داشبورد است که اطلاعات مربوط به اشتراک‌های ماهانه را فراهم می‌کند. آیا شما فوراً آستین رو بالا می‌زنید و شروع به عمل می‌کنید؟ آیا می‌توانید حدس بزنید که چه اطلاعاتی در چنین داشبوردی مفید خواهد است؟ شاید این سؤالات خنده‌دار به نظر برسد، ما به‌طور مداوم برای اقدام فراخوانده می‌شویم، اما به‌ندرت وقت کافی برای جمع‌آوری الزامات واقعی برای پروژه فراهم می‌شود.

این موضوع ما را وادار می‌کند که یکی از مراحل اصلی آماده‌سازی برای ساخت یک داشبورد یعنی «مرتفع کردن نیاز کاربر» را فراهم کنیم. اگر شما وقت کافی صرف مرتفع کردن نیازهای کاربر خود قبل از جمع‌آوری داده نکنید مجبور خواهید شد زمان بیشتری را صرف طراحی مجدد داشبورد کنید.

چند بار پیش‌آمده که از شما یک تجزیه‌وتحلیل خواسته‌شده است، اما مدتی بعد دوباره می‌گویند: «نه، من این را هم می‌خوام یا می‌گویند حالا که می‌بینم این هم نیاز است». همان‌طور برای یک تجزیه‌وتحلیل ساده ممکن است این‌گونه مواردی پیش بیاید، تصور کنید که در هنگام ایجاد یک داشبورد پیچیده با چندین فرایند ترکیب و ادغام داده، چند بار ممکن است نیاز کاربر اصلاح شود و هر بار چیز دیگری نیز بخواهد؟ فرایند مرتفع کردن نیاز کاربر نباید بیش‌ازحد پیچیده یا رسمی باشد.

در اینجا برخی از موارد ساده مطرح‌شده است که باید انجام دهید تا اطمینان حاصل نمایید که شما یک شناخت جامع از اهداف داشبورد دارید:

1.پیام(ها) را تعریف کنید

هنگام دریافت تقاضا برای ساخت یک داشبورد جدید، مشخص کنید که دقیقاً چه درخواستی دارند و با آن‌ها درباره آنچه واقعاً از آن‌ها درخواست می‌کنند، صحبت کنید. در مورد اهداف داشبورد و محرک‌ها که باعث شده است که آن‌ها برای اولین بار داشبورد درخواست کنند، بحث کنید. پس از بحث در مورد این موضوع، ممکن است شما بهتر می‌توانید تشخیص دهید که آیا یک گزارش ساده اکسل نیازهای آن‌ها را مرتفع می‌کند و یا به یک داشبورد کامل نیاز است؟.

2. مشخص نمودن مخاطب

درباره اینکه چه کسی کاربر نهایی داشبورد خواهد بود صحبت کنید. برای دیدار با بعضی از کاربران نهایی وقت بگذارید و در مورد چگونگی استفاده از داشبورد صحبت کنید. به‌عنوان‌مثال، آیا داشبورد به‌عنوان یک ابزار عملکرد برای مدیران استفاده می‌شود و یا برای به اشتراک گذاشتن داده‌ها با مشتریان خارجی مورداستفاده قرار گیرد؟ صحبت کردن اصولی با این افراد باعث تبادل نظرات و جلوگیری از ازقلم‌افتاده نیاز کاربر می‌شود.

3. مشخص نمودن شاخص ارزیابی عملکرد

اکثر داشبوردها به‌گونه‌ای طراحی‌شده‌اند که شامل مجموعه‌ای از معیارها به نام شاخص‌های ارزیابی عملکرد[1] باشند. یک KPI نشان‌دهنده سطح عملکرد است که برای یک عملیات (یا فرآیند) ضروری است. هدف استفاده از KPI این است که کارایی را که خارج از حد معمول است را نشان می‌دهد و نیاز به توجه و مداخله را نشان می‌دهد. اگرچه به شاخص‌های استفاده‌شده در داشبورد به‌طور رسمی KPI گفته نمی‌شود، اما آن‌ها بدون شک هدف مشابهی را دنبال می‌کنند (برای جلب‌توجه به مناطق مشکل‌دار). موضوع آموزش ما ایجاد KPI مؤثر برای هر سازمان نیست اما برای راهنمای دقیق در مورد استراتژی‌های توسعه شاخص ارزیابی عملکرد، کتاب دیوید پارم ین‌تر با عنوان «شاخص ارزیابی عملکرد؛ توسعه، پیاده‌سازی و استفاده از شاخص ارزیابی برای برند شدن»[2] منتشرشده توسط انتشارات جان ویلی؛ یک رویکرد گام‌به‌گام عالی برای توسعه و اجرای شاخص ارزیابی عملکرد است.

شاخص‌های مورداستفاده در داشبورد باید باهدف داشبورد همخوانی داشته باشد. به‌عنوان‌مثال، اگر شما یک داشبورد ایجاد کنید که در فرایندهای زنجیره تأمین متمرکز باشد، ممکن است درباره نیروی انسانی کاربردی نداشته باشد. به‌طورکلی خوب است که اطلاعاتی را در داشبورد خود قرار می‌دهیم صرفاً به‌منظور پر کردن فضای سفید نباشید. اگر داده‌ها از هدف اصلی داشبورد پشتیبانی نمی‌کنند، آن را کنار بگذارید.

نکته دیگری این است که هنگام جمع‌آوری شاخص‌های لازم برای داشبورد، متوجه می‌شویم که اغلب نوشتن یک «جمله» برای توصیف شاخص به‌کاربرده می‌شود. به‌عنوان‌مثال، به‌جای اینکه صرفاً بنویسند «درآمد» می‌نویسند «روند کلی درآمد در دو سال گذشته چگونه است؟». برای ما این دو موضوع نباید فرق کند زیرا ما درنهایت یک جزء، مانند یک نمودار یا جدول را برای پاسخ به این سؤال در داشبورد به کارخواهیم برد. به‌عنوان‌مثال، برای سؤال «روند کلی درآمد در دو سال گذشته است؟»، می‌توانید یک نمودار را به تصویر بکشید که نشان دهدِ روند درآمد در دو سال باشد. ما گاهی اوقات پا را فراتر می‌گذاریم و در پاسخ چند سؤالات جزئي را در یک داشبورد فشرده ارائه می‌کنیم. شکل زیر یک مثال را نشان می‌دهد.

4. منابع تهیه داده موردنیاز را مشخص کنید

پس از تعیین شاخص‌های موردنیاز در داشبورد، مهم است که پایگاه داده‌های موجود یا سایر سیستم‌های منبع برای تهیه اطلاعات موردنیاز را

مشخص نمایید.

➤ آیا به منابع داده موردنیاز دسترسی دارید؟

➤ چقدر منابع داده به‌روزرسانی شده است؟

➤ مسئول نگهداری منابع داده کیست؟

➤ فرآیندهای دریافت اطلاعات از این منابع چگونه است؟

➤ آیا اطلاعات وجود دارد؟

زمانی می‌توانیم به این سؤالات پاسخ دهیم که درباره زمان توسعه داشبورد، فواصل به‌روزرسانی و مراحل آن بحث و تبادل‌نظر کرده باشید. موضوع مهم دیگری که باید دقت شود این است که عقل سالم حکم می‌کند که نباید مبنای تعیین شاخص‌های داشبورد بر اساس دسترسی به داده‌ها باشد. در عوض، اجازه دهید شاخص‌ها و ابزارهای اندازه‌گیری تعیین‌کننده منابع اطلاعات در سازمان باشند. اگرچه نباید فراموش کرد که خیلی از پروژه‌های داشبورد به علت کمبود داده‌ها از کار می‌افتند. تجربه دنیای واقعی تفاوت بین داشبورد ایده‌ال و داشبورد معمولی را به ما خواهد آموخت. اگر روزی باتجربه شُدید خواهید فهمید که در هر سازمان به توجه به شرایط آن دنبال اجرای چه سطحی از داشبورد (طیف ایده‌ال تا بی‌ارزش) باشد. اگر استراتژی سازمانی شما نیاز به جمع‌آوری و اندازه‌گیری داده‌هایی نیاز است که در دسترس نیستند. تمرکز و توجه پروژه داشبورد را صرف ایجاد یک مکانیزم جمع‌آوری داده‌ها نمایید تا بتوانید اطلاعات موردنیاز خود را دریافت کنید.

5. ابعاد و فیلترها موردنیاز را مشخص کنید

درزمینه ساخت داشبورد، بُعد یک رده داده است که شما برای سازماندهی اطلاعات کسب‌و‌کار از آن استفاده می‌کنید. نمونه‌هایی از ابعاد عبارت‌اند از: منطقه، بازار، شعبه، مدیر و کارمند. هنگامی تعریف کردن ابعاد در داشبورد، می‌توانید تعیین کنید که چگونه شاخص‌ها باید گروه‌بندی یا توزیع شوند. به‌عنوان‌مثال، اگر داشبورد شما باید کارمندان را گزارش کند، باید اطمینان حاصل کنید که پروسه‌های جمع‌آوری اطلاعات شامل تمام اطلاعات کارکنان است. همان‌طور که می‌توانید تصور کنید، اضافه کردن یک بُعد جدید بَعد از ساخت داشبورد می‌تواند پیچیده شود، به‌ویژه هنگامی‌که فرآیندهای شما نیاز به جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف داده باشد.

همچنین شما باید انواع فیلترهای موردنیاز خود را مشخص نمایید. فیلترها مکانیسم‌هایی هستند که به شما اجازه می‌دهد دامنه داده‌ها را به یک بعد محدود کنید. برای مثال، می‌توانید بر اساس سال، کارمند یا منطقه داده‌ها را فیلتر کنید. مشابه بُعد، اگر شما در هنگام ایجاد پرونده جمع‌آوری اطلاعات یک فیلتر خاص از قلم بیندازید، احتمالاً مجبور خواهید شد فرایندها و داشبورد خود را دوباره طراحی کنید.

6. نیاز به جزئیات پیچیده را تعیین کنید

بسیاری از داشبوردها ویژگی‌های متفاوتی را ارائه می‌دهند که به شما اجازه می‌دهد از طریق جزئیات دقیق شاخص‌های اندازه‌گیری خاصی را انجام دهید. شما می‌بایست درک روشنی از انواع جزئیات متفاوت مدنظر کاربران، دریافت کنید. برای اکثر کاربران، یک شاخص با جزئیات به این معنی است که توانایی دریافت یک جدول داده خام را با پشتیبانی از شاخص‌ها در داشبورد را داشته باشد. گر چه این موضوع همیشه عملی یا ممکن نیست، اما حداقل شما می‌توانید انتظارات و درخواست‌ها برای اعمال در نسخه‌های آینده داشبورد را مشخص کنید.

7. مشخص کردن برنامه زمان‌بندی به‌روزرسانی داشبورد

برنامه زمان‌بندی به‌روزرسانی مشخص می‌کند که آخرین اطلاعات موجود چه زمانی در داشبورد منعکس شود. به‌عنوان کسی که داشبورد را ایجاد و نگهداری می‌کنید، ارائه این برنامه زمان‌بندی مهم این است. مشتری شما ممکن است نداند که چه موقع به به‌روز‌رسانی داشبورد نیاز خواهد بود در مورد این برنامه زمان‌بندی باید دقت شود که نرخ تجدید منابع مختلف برای اندازه‌گیری در نظر بگیرید. شما نمی‌توانید داشبورد خود را سریع‌تر از به‌روز شدن منابع داده خود به‌روز کنید. همچنین، زمان کافی برای ساختن ماکروها تسهیل‌کننده کارهای روزمره و وقت‌گیر مربوط به‌روزرسانی را، لحاظ کنید.

دیدگاه شما برای ما مهم است، ما را از نظرات خود بهره‌مند سازید.