11- آموزش رایگان همکاران سیستم- معرفی و ایجاد حساب‌های معین در همکاران سیستم
حساب‌های معين
سطح معين آخرين سطح اصلي از طبقه‌بندی حساب‌ها در نرم‌افزار همکاران سیستم است. اين سطح همچنين سـطح عمليـاتي سيسـتم نيـز می‌باشد كه در صدور سند شركت می‌نماید. كد سطح معين عبارت است از كد گروه، كد كل و ارقـامي كـه به معين اختصاص دارد. حساب‌ها در سطح معين با تفصیلی‌ها و در سطوح مختلف ارتباط پيدا می‌کنند. ارتباط حساب معين با حساب تفضيل در سطوح مختلف جهت صـدور صحیح‌تر و شفاف‌تر اسـناد و گزارش‌گیری شفاف‌تر است. هم‌چنین ماهيت يك حساب ازنظر بدهكار يا بسـتانكار بـودن در طـي دوره(فقط بدهکار یا فقط بستانکار) يا انتهاي دوره(مانده بدهکار یا مانده بستانکار) در اين سطح تعريف می‌شود. علاوه بر اين سیستم‌هایی كه يك حسـاب در فرآينـد صـدور سند آن سيستم شركت می‌کند در اين سطح تعريف می‌گردد. در اين سطح ویژگی‌های يـك حسـاب شـامل ویژگی‌های تعدادي، ارزي و پيگيري نيز قابل‌تعریف می‌باشند. معمولاً برای کدهای معین یک یا دو رقم در نظر گرفته می‌شود. به عبارت دیگر در صورتی که یک رقن در نظر گرفته شود می توان برای هر حساب کل، ده حساب معین تعریف نمود.
آموزش ایجاد حساب‌های معين در همکاران سیستم
برای ایجاد حساب‌های معين در نرم افزار همکاران سیستم مشابه مراحل زیر عمل کنید:
- روي آيكون "معين" در كامپوننت "حساب‌ها" كليك كنيد (تصوير1).
حتصوير 1: انتخاب آيكون "معين" از كامپوننت "حساب‌ها"
- در پنجره "معرفي حساب‌هاي معين" روي آيكـون "حساب جديد" كليـك كنيـد (مرحله 2 در تصوير2).
تصوير 2: مراحل تعريف يك حساب "معين"
- در کادر "كد" كد حساب را وارد نمایید. (مرحله 3 در تصوير 2).
نکته: برای اختصاص اتوماتیک کد معین از دکمه سمت چپ کادر کد معین استفاده می‌شود.
- در کادر "عنوان" عنوان حساب را وارد كنيد (مرحله 4 درتصوير 2).
- در بخش "ماهيت حساب" گزينه مناسب را كليك كنيد (مرحله 5 در تصوير 2).
- در بخش "ارتباط معين با سطوح تفصيلي" گزينه يا گزینه‌های موردنظر را انتخاب كنيد (مرحله 6 در تصوير 2).
- روي آيكون "تأييد" كليك كنيد (مرحله 7 تصوير 2).
- ارتباط معين با سيستم موردنظر (در اينجا سيستم حسابداري) را برقرار كنيد (مرحله 8 درتصوير 2).
- براي دادن ويژگي تعدادي به معين يا براي داشتن آناليز خودكار روي معين از آيكون "ویژگی‌ها" استفاده كنيد (مرحله 9 در تصوير 2).
توضیح 1: اطلاعات تکمیلی در خصوص "ويژگي‌ها":
اين آيكون به شما امكان می‌دهد كه براي معین‌های خاص در زمان صدور سـند حسـابداري اطلاعـات بيشتري را در ستون‌های خاص فعال‌شده بـراي هـر ويژگـي وارد كنيـد. در ضـمن بـر اسـاس اطلاعات واردشده، امكان گزارش‌گیری در سيستم نيز موجود می‌باشد(به بخش مرور حساب ها و گزارشات در فصل 5 مراجعه کنید) . بعد از كليك روي اين آيكـون "ویژگی‌ها" مطابق تصوير ١١ پنجره‌ای حاوي دو گزينه "پيگيري " و "تعدادي" ظاهر می‌شود.
تصوير3: پنجره "ویژگی‌ها"
پيگيري
با انتخاب اين گزينه می‌توانید در هنگام صدور سند دو ستون شماره پيگيري و تاريخ پيگيـري بـه سند اضافه می‌شود و شما می‌توانید مقـادير موردنظر خـود را وارد نماييـد. به‌عنوان‌مثال در حساب، حساب‌های دريافتني می‌توانید شماره و تاريخ فاكتور فروش را در زمان صـدور فـاكتور وارد نماييد و در زمان دريافت وجه يا اسناد بهادار به‌عنوان تسويه كل يا قسـمتي از بـدهي مجـدداً شماره و تاريخ فاكتور را ستون‌های مربوط به پيگيري وارد نماييد. بـدين ترتيـب شـما درنهایت می‌توانید در مرور حساب‌ها از شماره پيگيـري هماننـد يـك سـطح حسـاب اسـتفاده نمـوده و در حساب هر مشتري مانده هـر فـاكتور را بـه تفكيـك شـماره فـاكتور مشـاهده نماييـد. مثـال ديگـر چنانچه براي حساب اسناد در جريان وصـول ايـن ويژگـي را فعـال نمايـد در زمـان واگـذاري و وصول چك می‌توان شماره و تاريخ چك را به‌عنوان شـماره و تـاريخ پيگيـري وارد نمـوده و در بخش آناليز با انجام آناليز اتوماتيك مشخص نماييد كدام چك وصول و كدام وصول نشده است. معمولاً برای حسابهایی‌مثل اسناد دریافتنی، اسناد درجریان وصول و اسناد پرداختنی این گزینه را فعال می‌کنند.
تعدادي
براي بعضي از معین‌ها می‌توانید خاصيت تعدادي تعريف كنيد. فرض كنيد معـين سرمایه‌گذاری در سهام شرکت‌ها می‌توان اين ويژگي را داشـته باشـد. در ايـن صـورت در زمـان صـدور سـند حسابداري يك ستون با عنوان تعداد به سند حسابداري اضافه می‌شود. حـال می‌توانید تعـداد سهام خریداری‌شده و فروخته‌شده را در اسناد حسابداري مختلف در اين ستون ثبـت نمـوده و در گزارش‌ها از مانده تعداد در حسـاب مزبـور گزارش‌گیری نماييـد. نكتـه قابل‌توجه در ايـن ويژگي اين است كه تعداد واردشده صرفاً جمع جبري می‌شود و مانده تعداد به سـال بعـد منتقـل می‌شود. ضمناً ممكن است در زمان انتقال مانده تعداد به سال بعـد ماهيـت مانـده ريـالي حسـاب مخالف ماهيت مانده تعدادي حساب باشد كه اين مطلب در سند افتتاحيه سال بعد لحاظ می‌شود. معمولا برای ماشین‌آلات و سرمایه‌گذاری‌ها فعال می‌گردد.
توضیح 2: علاوه بر امكانات فوق سه امكان وضعيت حساب، ايجاد شرح‌های اسـتاندارد و حساب طرف مقابل خلاف ماهيت نيـز وجـود دارد كـه در زير به آن‌ها می‌پردازیم:
وضعيت حساب (فعال/غیرفعال)
با انتخاب اين گزينه می‌توانید مشخص كنيد كه معين موردنظر فعـال اسـت يـا خيـر؟ ايـن بـدان خـاطر است كه بعضي از حساب‌های معين بعد از يك دوره، ديگر گردشي ندارند اما به دليل آنكـه حسـاب موردنظر داراي گردش می‌باشد، حتي اگر مانده‌ی آن‌ها صفر باشد، ديگر قابل‌حذف نيستند. بنابراين شـما بايـد اين معین‌ها را غیرفعال كنيد تا در قسمت صدور سند حسابداري و گزارش‌ها آورده نشوند.
شرح‌های استاندارد
اگر براي معين تعریف‌شده بخواهيد شرح‌هایی را تعريف كنيد تا در هنگام صدور سند بتوانيـد از آن به‌دفعات استفاده نماييد، بايد در این بخش شرح موردنظر را وارد كنيد.
حساب طرف مقابل خلاف ماهيت
براي معيني كه ماهيت آن غير مهـم اسـت و در پايـان دوره مانـده آن خـلاف ماهيـت تعیین‌شده آن گرديده بايد سند تعديل ماهيت صادر نمود براي تسهيل در صدور سند تعديل ماهيـت می‌توان در زمـان تعريف حساب معين حساب مقابل آن در زمان تعديل ماهيت را تعيين نمود تا در زمان صدور سند تعـديل ماهيت سرعت انجام كار بيشتر شود.
تمرین: حساب‌های معين مندرج در جدول زير را در نرم‌افزار همکاران سیستم ایجاد كنيد.
|
ویژگی‌ها |
نوع تفصیل |
ماهيت حساب |
عنوان حساب |
كد حساب |
|
– |
حساب‌های جاري |
بدهكار طي دوره |
بانک‌ها |
1101 |
|
– |
اشخاص |
بدهكار طي دوره |
صندوق |
1102 |
|
– |
اشخاص/ شرکت‌ها |
بدهكار پايان دوره |
حساب‌های دریافتنی |
1201 |
|
پيگيري |
اشخاص/شرکت‌ها |
بدهكار پايان دوره |
اسناد دريافتني |
1202 |
|
پيگيري |
اشخاص/ شرکت‌ها |
بدهكار طي دوره |
اسناد در جریان وصول |
1203 |
|
– |
– |
بدهكار طي دوره |
موجودي كالا |
1301 |
|
– |
اشخاص/ شرکت‌ها |
بدهكار پايان دوره |
پیش‌پرداخت‌ها |
1401 |
|
تعدادي |
– |
بدهكار طي دوره |
اموال و ماشین‌آلات |
2101 |
|
– |
اشخاص/شرکت‌ها |
بستانكار پايان دوره |
حساب‌های پرداختني |
3101 |
|
پيگيري |
اشخاص/شرکت‌ها |
بستانكار طي دوره |
اسناد پرداختني |
3102 |
|
– |
اشخاص |
بستانكار طي دوره |
حقوق و دستمزد پرداختني |
3103 |
|
– |
اشخاص/شرکت‌ها |
بستانكار پايان دوره |
پيش دریافت‌ها |
3201 |
|
– |
شرکت‌ها |
بستانكار طي دوره |
ماليات پرداختني |
3301 |
|
– |
– |
بستانکار طي دوره |
سرمايه ثبتي |
5101 |
|
– |
ساير |
مهم نيست |
سود (زيان) سال جاري |
5201 |
|
– |
– |
بستانكار طي دوره |
درآمد حاصل از خدمات |
6101 |
|
– |
مراكز هزينه |
بدهكار طي دوره |
هزينه حقوق پايه |
7101 |
|
– |
مراكز هزينه |
بدهكار طي دوره |
هزينه پذيرايي |
7102 |
|
– |
مراكز هزينه |
بدهكار طي دوره |
هزينه تعميرات |
7103 |
|
– |
مراكز هزينه |
بدهكار طي دوره |
هزينه اياب و ذهاب |
7104 |
|
– |
– |
بدهكار طي دوره |
هزينه آب و برق مصرفي |
7105 |
توضیح 3: اطلاعات تکميلي در مورد ارتباط حساب معين با سطوح تفصيلی:
کد 1101 – بانک‌ها: در زمان استفاده از اين حساب بايد مشخص کنيم که از کداميک از حساب‌های بـانکي شـرکت قصـد واريـز، برداشت يا انتقال وجه راداریم به همين خاطر در بخش ارتباط معين با تفضيل اين معين را فقـط در سـطح چهارم با حساب‌جاری برقرار می‌کنیم.
کد 1201 – حساب‌های دريافتني: زماني که از شرکت يا شخصي طلبکار می‌شویم که در قبال آن چک دريافت نمی‌کنیم از اين معـين اسـتفاده می‌شود به همين خاطر در بخش ارتباط معين با تفضيل اين معین را فقـط در سـطح چهـارم بـا اشـخاص شرکت‌ها ارتباط می‌دهیم.
کد 1202 – اسناد دريافتني: زماني که از شرکت يا شخصي طلبکار می‌شویم که در قبال آن چک دريافت می‌کنیم از اين معين استفاده می‌شود به همين خاطر در بخش ارتباط معين با تفضيل اين معين را فقط در سطح چهارم با اشخاص/شرکت‌ها ارتباط می‌دهیم.
کد 1203 – اسناد در جريان وصول: زماني که چک دريافتي از شرکت يا شخصي را دریکی از حساب‌های بانکي شرکت می‌خوابانیم تـا پـس از مدتي وصول شود. از اين معين استفاده می‌کنیم. به همين خاطر در بخش ارتباط معين با تفضيل اين معین را در سطح چهارم با اشخاص/شرکت‌ها ارتباط می‌دهیم.
کد 3101 – حساب‌های پرداختني: زماني که به شرکت يا شخصي بدهکار می‌شویم که در قبال آن چک پرداخت نمی‌کنیم از اين معين استفاده می‌کنیم. به همين خاطر در بخش ارتباط معين با تفضيل اين معین را فقـط در سـطح چهـارم بـا اشخاص/شرکت‌ها ارتباط می‌دهیم.
کد 3102 – حساب‌های پرداختني: زماني که به شرکت يا شخصي بابت بدهي چک پرداخت می‌کنیم در زمان صدور سند اينکه چـه شـخص يـا شرکت می‌باشد به همين خاطر در بخش ارتباط معين با تفضيل اين معين را در سـطح چهـارم بـا اشخاص/شرکت‌ها ارتباط می‌دهیم.
تمرین: نحوه استفاده از ساير معین‌ها و همچنين تحليل اينکه با چه نـوع تفضـيلي می‌بایست مـرتبط شـود را تشريح کنيد؟
دیدگاه شما برای ما مهم است، ما را از نظرات خود بهره‌مند سازید.
دیدگاهتان را بنویسید