نحوه ایجاد حساب معین به عنوان سطح عملیاتی ساختار حساب‌ها در مطلب قبلی آموزش داده شد. لازم است آموزش داده شود که ضمن تعریف حساب معین، در پایین فرم آن چهار زبانه وجود دارد که هر کدام از این زبانه ها می‌تواند کارایی بسیار بالایی داشته باشد:

تخصيص سطح تفصيلي 

اولین زبانه برای انتخاب سطح تفصیلی است. همان‌طور که در مطالب قبلی توضیح داده شد، سطوح تفصیلی با قفل کنترل می‌شود و در این فرم سطوح تفصیلی قابل انتخاب نمایش داده می‌شوند. با دو بار کلیک کردن بر روی هر سطح، فهرست تفصیلی‌های قابل انتخاب نمایش داده می‌شوند.

دانلود فیلم آموزش راهکاران سیستم(کلیک کنید)

1- درصورتی‌که بخواهيد به‌حساب معين موردنظرتان سطح تفصيلي تخصيص دهيد، در قسمت پايين فرم معرفي حساب معين بر روي زبانه “سطوح تفصيلي” قرار بگيريد (شماره 1) و به تعداد سطوح تفصيلي که تمايل داريد به معين موردنظرتان سطح تفصيلي تخصيص دهيد، سطوح تفصيلي موردنظرتان را انتخاب نماييد. حداکثر تعداد سطوحي که می‌توانید به هر حساب معين تخصيص دهيد بر اساس تعداد سطوح تفصيلي از که در پيکربندي سيستم مشخص‌شده، می‌باشد.

نکته: ترتيب توالي سطوح تفصيلي تخصیص‌یافته بايد رعايت شود. به‌این‌ترتیب که اگر مثلاً بخواهيد به يک حساب معين سطح تفصيلي 5 را تخصيص دهيد، لازم است پیش‌تر سطح تفصيلي 4 را نيز تخصيص داده باشيد.

2- پس از انتخاب تعداد سطوح تفصيلي براي حساب معين موردنظرتان (شماره 2)، لازم است که به ازاي هر سطح تفصيلي انواع حساب‌های تفصيلي را تخصيص دهيد. براي اين کار سطح تفصيلي را که می‌خواهید به آن نوع تفصيلي تخصيص دهيد را انتخاب کرده (شماره 3) و بر روي آن دو بار کليک کنيد.

به‌این‌ترتیب انواع تفصيلي موجود در سيستم در پنجره مقابل سطوح تفصيلي نمايش داده می‌شود (شماره 4). از اين قسمت می‌توانید انواع تفصيلي را که می‌خواهید در سطح تفصيلي انتخابي به‌حساب معين موردنظرتان تخصيص دهيد انتخاب نماييد.

توجه داشته باشيد تخصيص نوع تفصيلي به ازاي هر سطح تفصيلي تخصیص‌یافته به‌حساب معين به‌صورت مستقل از ساير سطوح تفصيلي انجام می‌گیرد.

3-در اين مرحله می‌توانید اطلاعات واردشده را با استفاده از گزينه  در بالاي فرم معرفي حساب معين ذخيره نماييد (شماره 14 تصویر قبل). پس از ذخيره اطلاعات در پايين فرم حساب معين، تب‌های ديگر شامل “طرف مقابل” و “شرح‌های پیش‌فرض” اضافه می‌شود.

 حساب طرف مقابل 

زبانه‌ی دوم مربوط به انتخاب اطلاعات حساب طرف مقابل است. حساب طرف مقابل در شرایطی کاربرد دارد که حساب معین موردنظر دچار وضعیت خلاف ماهیت شده است. به‌عنوان‌مثال ماهیت حساب معین حساب‌های دریافتنی، بدهکار تعریف‌شده است، ولی در پایان دوره‌ی مالی مانده بستانکار دارد؛ علت این امر این است که حسابدار به‌اشتباه دریافت‌های بیشتر از مانده ‌حساب دریافتنی را به این حساب منظور کرده است که می‌بایست آن را به‌حساب پیش دریافت با ماهیت بستانکار ثبت می‌نمود. با در نظر گرفتن اینکه ماهیت حساب تعیین‌شده تغییر پیداکرده، می‌توان آن را یک اشتباه حسابداری در نظر گرفت و باید برای آن سند اصلاحی صادر کرد. نام این سند اصلاحی، «سند تعدیل خلاف ماهیت» است.

زمانی یک حساب معین، حساب خلاف ماهیت به شمار می‌رود که شرایط زیر را داشته باشد:

– ماهیت آن با ماهیت حساب معین انتخابی «مخالف» یا «مهم نیست» باشد؛ به‌عبارت‌دیگر مثلاً اگر حساب معین انتخاب‌شده ماهیت بستانکار داشته باشد، تنها امکان انتخاب حساب معینی به‌عنوان طرف مقابل وجود دارد که ماهیت آن «بدهکار» یا «مهم نیست» باشد.

– تعداد سطوح تفصیلی آن دقیقه برابر با تعداد سطوح تفصیلی حساب معین انتخاب‌شده باشد.

– انواع تفصیلی تخصیص داده‌شده به هر سطح، کلیه انواع تفصیلی تخصیص داده‌شده به همان سطح حساب معین انتخابی را در برگیرد.

– هر یک از ویژگی‌های ارزی و پیگیری آن با حساب معین انتخابی یکسان باشد.

براي حساب‌های معين با ماهيت “بدهکار” يا “بستانکار” می‌توانید حساب‌های طرف مقابل را مشخص نماييد. براي صدور سند تعديل ماهيت، براي حساب‌های خلاف ماهيت شده، بايد حساب‌های طرف مقابل مربوطه را در اين قسمت مشخص نماييد.

توجه داشته باشيد که بعد از ذخيره حساب معين، زبانه “طرف مقابل” نمايش داده می‌شود. در زبانه “طرف مقابل”، حساب طرف مقابل موردنظرتان را  انتخاب نماييد (شماره 1).

در فهرست حساب طرف مقابل (شماره 2)، حساب‌هایی نمايش داده می‌شوند که شامل مشخصات زير باشند:

1- تعداد سطوح تفصيلي آن‌ها برابر با تعداد سطوح تفصيلي حساب معين انتخابي هستند.
2- ويژگي ارزي و پيگيري و تعدادي آن با حساب معين انتخابي يکسان باشد.
3- انواع تفصيلي که به آن تخصيص داده‌شده شامل کليه انواع تخصيص داده‌شده به‌حساب معين انتخابي باشد.
4- وضعيت آن فعال باشد.

توجه داشته باشيد که تنها امکان انتخاب حساب معيني به‌عنوان حساب طرف مقابل وجود دارد که ماهيت آن‌ها با ماهيت حساب معين انتخابي، مخالف و يا مهم نيست باشد.

تعيين ويژگي مالياتي 

در زمان جمع‌آوری اطلاعات مالياتي و تهيه اظهارنامه مالياتي، معین‌هایی که ويژگي مالياتي داشته باشند در اين فرايند شرکت می‌کنند.

در ساختار حساب‌ها در قسمت حساب‌های معين، زبانه “تعيين ويژگي مالياتي” را انتخاب نماييد (شماره 1). با استفاده از اين امکان، می‌توانید براي حساب معين موردنظرتان ويژگي مالياتي مشخص نماييد.

نکته: تنها در دفتر کل اصلي امکان تعريف ويژگي مالياتي وجود دارد

در زبانه “تعيين ويژگي مالياتي” از قسمت معين مالياتي (شماره 2)، نوع معين مالياتي موردنظرتان را انتخاب نماييد. درصورتی‌که حساب معين از نوع “دائم” باشد امکان تعيين نوع مالياتي (شماره 3) وجود خواهد داشت.

در قسمت پیش‌فرض (شماره 4)، می‌توانید اطلاعات مالياتي پیش‌فرض را براي معين مالياتي وارد نماييد. در اين صورت در سند حسابداري با انتخاب اين معين، اطلاعات مالياتي به‌صورت پیش‌فرض پرشده نمايش داده می‌شود. در اين مرحله می‌توانید اطلاعات واردشده را با استفاده از گزينه ذخیره در بالاي فرم معرفي حساب معين ذخيره نماييد.

 شرح‌های پیش‌فرض 

آخرین زبانه مربوط به شرح‌های پیش‌فرض است. گاهی حسابداران برای تسریع صدور سند حسابداری شرح‌هایی را به‌عنوان پیش‌فرض برای حساب‌های معین در اسناد حسابداری در نظر می‌گیرند که می‌توان آن‌ها را در این بخش تعریف کرد (شماره 1). شرح‌های استاندارد شرح‌هایی از سند هستند که اغلب تکرار می‌شوند و براي راحتي و تسريع انجام کار، تعريف می‌شوند. شرح‌های استاندارد در زمان صدور سند حسابداري می‌توانند به‌عنوان شرح‌های فارسي و يا زبان دوم مورداستفاده قرار گيرند. توجه داشته باشيد که بعد از ذخيره حساب معين، زبانه “شرح‌های پیش‌فرض” نمايش داده می‌شود.

در زبانه “شرح‌های پیش‌فرض”، می‌توانید شرح‌های موردنظرتان را با استفاده از دکمه‌های  و يا  اضافه / کم نماييد (شماره 2).

در سند حسابداري نيز می‌توانید در زمان ورود شرح سند، شرح‌های موردنظرتان را به‌عنوان شرح پیش‌فرض کپي نماييد.

مشاهده گردش حساب 

به ازاي حساب‌های موجود در ساختار حساب‌ها، می‌توانید گردش حساب‌های مربوطه را مشاهده نماييد. مشاهده گردش حساب به اين صورت است که بر روی حساب موردنظر رفته و زبانه “گردش حساب” را انتخاب نماييد:

توجه داشته باشيد که گردش حساب در سطح دفتر کل جاري و تمامي دوره‌های مالي است. گردش حساب در گروه حساب، حساب کل و حساب معين شامل گردش بدهکار/ گردش بستانکار/مانده بدهکار و مانده بستانکار است. براي حساب معين دو ستون اضافه‌تر شامل “عنوان ارز” و “مانده ارز” نيز نمايش داده می‌شود.

درصورتی‌که حساب معين ارزي باشد، گردش‌های ارزي را نيز به تفکيک ارز در کنار گردش ريالي آن نمايش  می‌دهد و درصورتی‌که حساب معين ارزي نباشد تنها گردش‌های ريالي را نمايش می‌دهد.

اضافه کردن سطح جديد 

در اين قسمت می‌توانید  سطح تفصيلي جديد به حساب‌های معيني که با آن‌ها سند حسابداري صادرشده است، اضافه نماييد. با اين کار تمام اسناد حسابداري پیش‌تر صادرشده با تفصيلي انتخابي پر خواهند شد.

 نکته: تنها براي حساب‌های معيني که در دفتر کل جاري سند حسابداري برايشان صادرشده است، گزينه “اضافه کردن سطح جديد” نمايش داده می‌شود.

با انتخاب گزينه “اضافه کردن سطح جديد” فرم زير به کاربر نمايش داده می‌شود:

 ابتدا از فيلتر نوع تفصيلي (پيکان شماره 1)، انواع تفصيلي موردنظرتان را انتخاب نماييد.  سپس از فيلتر حساب تفصيلي (پيکان شماره 2)، حساب تفصيلي موردنظرتان را انتخاب کرده و گزينه “تائید” را انتخاب نماييد. فيلتر حساب تفصيلي شامل تمامي حساب‌های تفصيلي است که نوع آن‌ها يکي از انواع انتخاب‌شده در فيلتر نوع تفصيلي است.

با اين کار، سيستم به کليه اقلامي از اسناد حسابداري که حساب معين آن‌ها، حساب معين انتخاب‌شده است، يک سطح جديد اضافه کرده و مقدار آن را به‌صورت اتوماتيک با حساب تفصيلي انتخاب‌شده در فيلتر “حساب تفصيلي” تکميل می‌کند.

نکته: با اضافه کردن سطح تفصيلي جديد هرگونه ارتباطي با اين حساب معين شامل حساب‌های نگاشت شده و حساب‌های طرف مقابل حذف خواهد شد.

دانلود فیلم آموزش راهکاران سیستم(کلیک کنید)